§1.           Navn

§1.1 Foreningens navn er TeaterGruppen HDK.

I disse vedtægter omtales TeaterGruppen HDK som ”foreningen”

§2.            Hjemsted

§2.1 Foreningen har hjemsted i Holbæk kommune.

§3.            Formål

§3.1 Foreningens formål er gennem arbejde med teater at fremme forståelsen for dramaets kunstart, at fremme teaterinteressen inden for foreningens område og at udvide den menneskelige forståelse i overensstemmelse med foreningens motto: ”Intet menneskeligt bør være os fremmed.”

Foreningens formål er desuden at administrere Teaterlovens bestemmelser i henhold til bekendtgørelse. Nr. 365 af 26. april 2006 med senere ændringer og med henblik på at fremme teaterinteressen inden for foreningens område.

§4.            Medlemmer

§4.1 Foreningen er for alle, der er 15 år eller derover, og som har interesse i foreningens formål og virke.

§4.2 Børn under 15 år kan optages som medlemmer, hvis bestyrelsen godkender det.

§4.3 Der kan optages passive medlemmer i foreningen.

§4.4 Aktivt medlem defineres som et medlemmet, der har betalt kontingent.

§4.5 Man skal være medlem af foreningen for at kunne medvirke i foreningens forestillinger på, foran eller bag scenen.

§4.6 Hvis bestyrelsen godkender det, kan hjælpere - fx til sceneopbygning, kostumefremstilling m.v. – deltage uden at være medlemmer.

§5.            Eksklusion

§5.1 Bestyrelsen kan ekskludere et medlem, hvis det findes nødvendigt.

§5.2 Eksklusionen skal vedtages af et flertal af bestyrelsesmedlemmerne.

§5.3 Hvis et medlem ekskluderes, kan medlemmet få prøvet eksklusionen på en ordinær eller en ekstraordinær generalforsamling.

§5.4 Underkender et flertal af de fremmødte til generalforsamlingen bestyrelsens eksklusion af et medlem, indtræder det ekskluderede medlem øjeblikkeligt som fuldgyldigt medlem af foreningen igen.

§6.            Kontingent

§6.1 Medlemsåret er fra 1. september til 31. august efterfølgende år.

§6.2 Kontingentet for det kommende år fastsættes af den årlige generalforsamling.

§6.3 Kontingentet betales forud for et år ad gangen.

§6.4 Ved indmelding betales kontingent for hele året, uanset at en del af året allerede er gået ved medlemmets indmeldelse.

§6.5 Bestyrelsen kan dispensere fra et medlems kontingentbetaling, hvis der er særlige forhold, der taler for en sådan dispensering. Sådanne forhold kan være - men er ikke begrænset til - et medlems øjeblikkelige økonomiske situation eller lignende.

§7.            Opbevarede persondata

§7.1 Af administrative årsager opbevarer foreningen følgende data for et medlem:

·      Navn

·      Mobiltelefonnummer

·      Mailadresse

·      CPR-nummer

Derudover opbevares kopi af børneattest for medlemmer over 15 år. Hvis et medlem over 15 år ikke allerede har en gyldig børneattest, så ansøger foreningen om denne.

§7.2 Data opbevares af foreningen, men slettes på forlangende, når et medlem forlader foreningen.

§7.3 Ud over de ovennævnte data underskriver alle medlemmer (eller deres værge) ved indmeldelse en erklæring om, hvorvidt der må tages billeder og video hvorpå medlemmet optræder. Denne erklæring vil blive arkiveret og vil ikke blive slettet, men gemt for at imødekomme eventuelle senere tvist.

§7.4 Ovennævnte accept af at der tages billeder og video kan til enhver tid trækkes tilbage. En tilbagetrækning har virkning fra accepten trækkes tilbage, men kan ikke kræves for allerede eksisterende billeder og video.

§8.            Generalforsamling

§ 8.1 Ordinær generalforsamling

§8.1.1 Der afholdes en årlig ordinær generalforsamling i årets første kvartal.

§8.1.2 Generalforsamlingen skal indkaldes ved mail eller SMS til medlemmerne og ved opslag på foreningens facebookside for medlemmer minimum 3 uger før generalforsamlingen afholdes.

§8.1.3 Dagsordenen for generalforsamlingen skal indeholde følgende punkter:

1.    Valg af dirigent.

2.    Valg af referent

3.    Formandens beretning.

4.    Regnskabsaflæggelse ved kassereren.

5.    Indkomne forslag. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde minimum 14 dage før generalforsamlingen og skal sendes til alle medlemmer senest en uge før generalforsamlingen afholdes.

6.    Fremlæggelse og godkendelse af budget for denne sæson – herunder fastsættelse af kontingent ved kassereren.

7.    Valg af bestyrelsesmedlemmer.

8.    Valg af suppleant/suppleanter.

9.    Valg tiludvalg (festudvalg m.v.).

10. Valg af 1 eller 2 revisor(er).

11. Orientering om kommende sæson.

12. Forslag til repertoire for efterfølgende sæsoner.

13. Eventuelt.

§8.2 Ekstraordinær generalforsamling

§8.2.1 Bestyrelsen kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling, hvis den finder det nødvendigt.

§8.2.2 Derudover kan en gruppe bestående af 1/3 af foreningens medlemmer bede om indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling. Bestyrelsen skal ved en sådan henvendelse straks og senest indenfor en uge indkalde til ekstraordinær generalforsamling.

§8.2.3 Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske med samme varsel som indkaldelsen for den ordinære generalforsamling.

§8.3 Stemmeret ved generalforsamlinger

§8.3.1 Alle medlemmer, der har betalt kontingent, og som er 15 år eller derover,har stemmeret på generalforsamlinger.

§8.3.2 Afstemninger foregår ved håndsoprækning.

§8.3.3 Omhandler en afstemning personvalg eller lignende kan et flertal af generalforsamlingen kræve skriftlig og hemmelig afstemning.

§8.3.4 Ved skriftlig og hemmelig afstemning vælger generalforsamlingen 2 stemmetællere, der står for optælling af de afgivne stemmer.

§9.            Bestyrelse

§9.1 Bestyrelsen består af minimum 3 og helst flere personer, der vælges på generalforsamlingen.

§9.2 Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, kasserer m.v. efter egen beslutning.

§9.3 Formanden og kassereren må ikke være i nært forhold – fx familie, samboende eller lignende.

§9.4 Det bør tilstræbes, at der er et ulige antal medlemmer i bestyrelsen.

§9.5 Valget til bestyrelsen er for to år ad gangen.

§9.6 Det skal tilstræbes, at ikke alle i bestyrelsen er på valg samme år.

§9.7 På generalforsamlingen vælges tillige minimum 1 og helst 2 suppleanter.

§9.8 Valget til suppleant er for et år.

§9.9 Suppleanter har ret til at deltage i bestyrelsesmøder, men har ikke stemmeret.

§9.10 Bestyrelsen udpeger medlemmer til HAT (Holbæk Amatør Teater) og kasernerådet. Medlemmer i sådanne råd og udvalg bør udpeges blandt bestyrelsens medlemmer, men kan også udpeges mellem øvrige medlemmer af foreningen.

§9.11 Ved stemmelighed i bestyrelsen er formandens stemme udslagsgivende.

§10.        Revision af regnskabet

§10.1 På generalforsamlingen vælges minimum 1 og helst 2 revisorer, der skal gennemgå regnskabet efter regnskabsårets afslutning.

§10.2 Revisoren/revisorerne kontrollerer ved en gennemgang af regnskabet og stikprøvekontrol af bilagene, at regnskabet ført rigtigt og i overensstemmelse med almindelig regnskabsskik.

§10.3 Derudover kontrollerer revisoren/revisorerne, at foreningens aktiver var til stede ved regnskabsårets afslutning.

§10.4 Ingen af revisorerne må være i nært forhold til hinanden eller til kassereren.

§11.        Økonomi

§11.1 Regnskabsåret følger kalenderåret.

§11.2 Det er kassereren, der forestår regnskabet og forestår den daglige økonomistyring – herunder betaling af faktura og lignende.

§11.3 For udbetaling af udlæg kræves underskrift af udgiftsholderen og af et bestyrelsesmedlem eller en af bestyrelsen udpeget ansvarlig for udgiften – fx en fagansvarlig ved opsætning af en forestilling,

§11.4 Året regnskab underskrives af den samlede bestyrelse og gennemgås af en eller to revisor(er), der ligeledes underskriver regnskabet.

§11.5 Regnskabet fremlægges ved den årlige generalforsamling.

§11.6 Foreningens overskud anvendes udelukkende til foreningens formål

§12.        Tegning af foreningen

§12.1 Formanden og/eller kassereren tegner foreningen over for pengeinstitutter og offentlige myndigheder.

§13.        Vedtægtsændringer

§13.1 Vedtægtsændringer skal ske på den årlige eller en ekstraordinær generalforsamling og kræver et stemmeflertal på mindst 2/3 af de fremmødte medlemmer med stemmeret.

§14.        Nedlæggelse af foreningen

§14.1 Forslag om at nedlægge foreningen skal behandles på en ekstraordinær generalforsamling, hvortil indkaldelse skal ske med mindst 14 dages varsel.

§14.2 Vedtagelse kræver et stemmeflertal på mindst 2/3 af foreningens medlemmer.

§14.3 Hvis mødet ikke er beslutningsdygtigt, indkaldes til en ny generalforsamling, der under alle omstændigheder er beslutningsdygtig ved almindeligt stemmeflertal.

§14.4 Ved foreningens ophør eller nedlæggelse, skal dens formue i det hele anvendes i overensstemmelse med foreningens formål, idet fordelingen anvises af den siddende bestyrelse.

Disse vedtægter er vedtaget på generalforsamlingen den 29. februar 2024.